Ein Bestandsverzeichnis von IT-Komponenten und Inventargegenständen kann noch so gut geführt sein: Nur mehr oder weniger regelmäßige Bestandskontrollen stellen sicher, dass tatsächlicher und im PC verwalteter Bestand wirklich deckungsgleich sind.
Es stellt sich die Frage, wie solche Bestandskontrollen am besten durchzuführen sind: Umhergehen mit Strichlisten? Das bedeutet Ablesen (eventuell Entziffern) der Inventar- oder Seriennummern, Vergleich mit den Nummern auf der Strichliste und nach dem Rundgang manuelle Eingabe der Ergebnisse eines Rundgangs in den PC. Eine aufwendige und fehleranfällige Methode.
Bestandskontrolle mit Tablet (iPad oder Android-Tablet) und Barcode-Scanner
Um vieles einfacher und schneller sind Bestandskontrollen mit Tablet und Barcode-Scanner, wenn Sie Quadriga-IT und die zugehörige Option Quadriga-Mobile nutzen: Sie gehen durch Ihre Räume und scannen nacheinander die Barcodes auf den Inventar-Etiketten. Schließlich übertragen Sie die Ergebnisse dieses Rundgangs mit einem Befehl auf Ihren PC und erhalten diverse Auswertungen z.B. zu fehlenden und umgestellten Gegenständen.
Informationen vor Ort
Wenn Sie mit Tablet und Barcode-Scanner unterwegs sind, können Sie auf eine Reihe interessanter Informationen zurückgreifen:
- Neben Inventar-Nummer, Inventar-Bezeichnung stehen umfangreiche weitere Informationen über die Gegenstände zur Verfügung: Anschaffungsdatum, Lieferantendaten, technische Merkmale, allgemeine Bemerkungen und vieles mehr. Diese Daten helfen dabei, einen Gegenstand zu identifizieren oder offene Fragen vor Ort zu klären.
- Wenn Sie mit einem Raum fertig sind, d.h. die Gegenstände in einem Raum gescannt haben, erkennen Sie sofort die dort fehlenden Gegenstände. So können Sie den Verbleib dieser Gegenstände gleich vor Ort klären, indem Sie sich z.B. bei den Mitarbeitern vor Ort erkundigen.
- Wird der Barcode eines umgestellten Gegenstands gescannt, wird der Gegenstand auf dem Display des Tablet als umgestellt gekennzeichnet.
Hilfreiche Funktionen für Bestandskontrollen
Weitere Funktionen, die bei Bestandskontrollen mit Tablet und Barcode-Scanner helfen:
- Wenn Sie den Barcode einer Seriennummer scannen, wird der Gegenstand auf dem Tablet erkannt, als hätten Sie den Barcode einer Inventar-Nummer gescannt. Wenn also mal ein Inventar-Etikett fehlt oder beschädigt wurde, ist das nicht so schlimm.
- Ist ein Inventar-Etikett beschädigt oder verloren gegangen, können Sie das vor Ort auf dem Pocket PC vermerken und so ein neues Etikett anfordern. Nach Ihrem Rundgang sind die entsprechenden Gegenstände dann für den nächsten Etikettendruck vorselektiert.
- Die Komponenten lassen sich mit so genannten Zusatzinfos versehen. Sie können Zusatzinfos wie z.B. "Beschädigt" oder "Ersatzbedarf" selbst definieren und außerdem einen freien Text als Bemerkung hinzufügen.
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