Inventarisierung mit Barcodes (Quadriga-Mobile)

Broschüre (8 Seiten, 1 MB im PDF-Format)

Ein Bestandsverzeichnis von IT-Komponenten und Inventargegenständen kann noch so gut geführt sein: Nur mehr oder weniger regelmäßige Bestandskontrollen stellen sicher, dass tatsächlicher und im PC verwalteter Bestand wirklich deckungsgleich sind.

 

Es stellt sich die Frage, wie solche Bestandskontrollen am besten durchzuführen sind: Umhergehen mit Strichlisten? Das bedeutet Ablesen (eventuell Entziffern) der Inventar- oder Seriennummern, Vergleich mit den Nummern auf der Strichliste und nach dem Rundgang manuelle Eingabe der Ergebnisse eines Rundgangs in den PC. Eine aufwendige und fehleranfällige Methode.

 

Bestandskontrolle mit Pocket PC und Barcode-Scanner

Um vieles einfacher und schneller sind Bestandskontrollen mit Pocket PC und Barcode-Scanner, wenn Sie Quadriga-IT und die zugehörige Option Quadriga-Mobile nutzen: Sie gehen durch Ihre Räume und scannen nacheinander die Barcodes auf den Inventar-Etiketten. Schließlich übertragen Sie die Ergebnisse dieses Rundgangs mit einem Befehl auf Ihren PC und erhalten diverse Auswertungen z.B. zu fehlenden und umgestellten Gegenständen.

 

Informationen vor Ort

Wenn Sie mit Pocket PC und Barcode-Scanner unterwegs sind, können Sie auf eine Reihe interessanter Informationen zurückgreifen:

 

  • Neben Inventar-Nummer, Inventar-Bezeichnung stehen umfangreiche weitere Informationen über die Gegenstände zur Verfügung: Anschaffungsdatum, Lieferantendaten, technische Merkmale, Vorfälle, allgemeine Bemerkungen und vieles mehr. Diese Daten helfen dabei, einen Gegenstand zu identifizieren oder offene Fragen vor Ort zu klären.
  • Wenn Sie mit einem Raum fertig sind, d.h. die Gegenstände in einem Raum gescannt haben, erhalten Sie auf Wunsch eine Aufstellung der dort fehlenden Gegenstände. So können Sie den Verbleib dieser Gegenstände gleich vor Ort klären, indem Sie sich z.B. bei den Mitarbeitern vor Ort erkundigen.
  • Wird der Barcode eines umgestellten Gegenstands gescannt, ertönt auf Wunsch ein akustisches Signal und Sie sehen auf dem Display des Pocket PCs, wo er vorher gestanden hat.

 

Hilfreiche Funktionen für Bestandskontrollen

Weitere Funktionen, die bei Bestandskontrollen mit Pocket PC und Barcode-Scanner helfen:

 

  • Wenn Sie den Barcode einer Seriennummer scannen, wird der Gegenstand auf dem Pocket PC erkannt, als hätten Sie den Barcode einer Inventar-Nummer gescannt. Wenn also mal ein Inventar-Etikett fehlt oder beschädigt wurde, ist das nicht so schlimm.
  • Ist ein Inventar-Etikett beschädigt oder verloren gegangen, können Sie das vor Ort auf dem Pocket PC vermerken und so ein neues Etikett anfordern. Nach Ihrem Rundgang sind die entsprechenden Gegenstände dann für den nächsten Etikettendruck vorselektiert.

 

Sonstige "Anwendungen"

Neben der Bestandskontrolle Ihrer IT-Ressourcen und Inventargegenstände können Sie weitere Arbeitsabläufe mit Quadriga-Mobile vereinfachen:

 

  • Bei Umstellungen von Gegenständen oder Umzügen von Mitarbeitern scannen Sie die Barcodes der Gegenstände in deren neuen Raum. Die Informationen dazu werden im Pocket PC festgehalten und führen auf dem PC dann zu einer entsprechenden Aktualisierung der Datenbank.
  • Auch beim Wareneingang kann Quadriga-Mobile helfen. Sie scannen den Barcode der Seriennummer und vermerken auf dem Pocket PC, was angeliefert wurde.
  • Mit der Anwendung "Lagerinventur" kontrollieren Sie per Pocket PC Ihren Bestand an Verbrauchsmaterialien.
  • Mit Hilfe einer weiteren Anwendung scannen Sie den Barcode einer Seriennummer, die daraufhin gleich auf den PC übertragen wird. Damit ersparen Sie sich das manuelle Abschreiben und Eintippen von Seriennummern, die ja oft recht lang sind